مهام شعب ووحدات الكلية

مهام شعب ووحدات الكلية

مكتب العميد : هو التشكيل الإداري المختص بتنظيم وإدارة سكرتارية عميد الكلية ، ويمكن وصف المهام الوظيفية لمكتب العميد بالاتي : أ‌- استلام بريد الكلية الخارجي الوارد من الوحدة الإدارية والقيام بتسجيل الكتب الواردة في دفتر (بريد العميد) ثم إدخاله إلى العميد لغرض توجيهه إلى الوحدات الإدارية والأقسام العلمية كل بحسب اختصاصه. ب‌- الاحتفاظ وإدارة وإصدار الوارد السري والقيام بطباعة الكتب السرية وإرسالها الى الجهات المعنية داخل وخارج الكلية والإجابة على الكتب السرية المهمة والمحافظة على كتمان أسرارها. ت‌- ترقيم الوارد السري للكتب الخارجية وتحويلها على الأقسام أو الوحدات المعنية أو حفظها في ملفة الوارد السري ومتابعة إجاباتها. ث‌- حفظ الكتب في الملفات الموجودة في مكتب العميد كلا حسب نوعه. ج‌- الرد على الهاتف وتحويل المكالمات الى العميد. ح‌- استقبال الضيوف وأخبار العميد بالأشخاص الزائرين وتنظيم ادخالهم أليه. خ‌- طباعة الكتب الموجه الى الجهات المختلفة تلك الصادرة باسم مكتب عميد الكلية. د‌- تذكير العميد بمواعيد أقامة الأنشطة المختلفة والالتزامات والمواعيد المحددة أو أي مواعيد عمل أخرى، وفق مذكرة معتمدة خاصة بذلك. ذ‌- تنفيذ الأوامر الرسمية والأعمال التي يكلف بها من قبل العميد.

 

شعبة ضمان الجودة : ترتبط شعبة ضمان الجودة والاعتماد الأكاديمي هيكلياً وإدارياً بعميد الكلية وفنياً بقسم الجودة في رئاسة الجامعة، تتكون هذه الشعبة من أربع وحدات هي: وحدة ضمان الجودة ، وحدة جودة المختبرات ، وحدة التدريب والدعم الفني ، وحدة تقويم الأداء ، ويمكن بيان مهام شعبة الجودة ووصفها الوظيفي من خلال الآتي : أ‌- متابعة التفاصيل الفنية ذات العلاقة بتنفيذ سياسة الجودة في الكلية والأشراف على تنفيذها والمعتمدة من قبل قسم ضمان الجودة والاعتماد في رئاسة الجامعة. ب‌- وضع وتنفيذ خطط وبرامج الجودة على مستوى الكلية بشكل متناسق مع سياسات الجودة على مستوى الجامعة. ت‌- متابعة تطبيق وتقويم معايير الجودة والاعتماد الأكاديمي المقرة من قبل الوزارة والجامعة في هذا المجال. ث‌- التحسين المستمر لمستوى الأداء العلمي والإداري لجميع العاملين ولجميع الأنشطة والعمليات والوظائف في الكلية. ج‌- تهيئة المناخ الإداري والعلمي والتربوي المناسب لمنتسبي الكلية وطلبتها من اجل الرقي بواقع الجودة العملية والتعليمية فيها وصولا لتحقيق الاعتماد الأكاديمي في الكلية. ح‌- متابعة تحقيق رؤية الكلية ورسالتها وأهدافها على ارض الواقع وإعطاء المؤشرات ذات العلاقة في هذا المجال. خ‌- إدارة وضبط وتوثيق كل ما يتعلق بتقويم اداء العاملين في الكلية من تدريسيين وموظفين. د‌- وضع وحفظ وتوثيق وعمل البيانات والإحصاءات ذات العلاقة بعمل الجودة.

 

شعبة الإعلام والعلاقات العامة : ترتبط الشعبة بالمعاون الإداري بحسب الهيكل التنظيمي وفنياً بقسم الإعلام في رئاسة الجامعة، تقوم شعبة الإعلام بالمهام الآتية: أ‌- تغطية أنشطة الكلية العلمية والإدارية والفنية واللاصفية وغيرها، لتكون حلقة وصل مع قسم الإعلام في رئاسة الجامعة ووسائل الإعلام الأخرى في المجتمع. ب‌- الاشتراك في أعداد أدلة الكلية المختلفة مع وحدة التخطيط والمتابعة. ت‌- التنسيق مع المختصين في الكلية بتنظيم وتطوير موقع الكلية الالكتروني التابع للجامعة ورفده بالمعلومات اللازمة له. ث‌- حفظ وأرشفة أنشطة الكلية وتوثيقها للأغراض الإعلامية وبما يخدم إظهار سمعة الكلية ومكانتها الاجتماعية والعلمية بين الكليات والمؤسسات العلمية المختلفة. ج‌- وأخيراً فان من مهام وحدة الإعلام والعلاقات العامة إدامة الصلات مع المؤسسات الإعلامية ذات العلاقة.

 

الوحدة العلمية: تتبع هذه الوحدة السيد المعاون العلمي وتكون مسؤولة عن المهام آلاتية: أ‌- وحدة التخطيط والمتابعة : ترتبط الوحدة رسمياً بالسيد معاون العميد للشؤون العلمية، وفنياً بقسم التخطيط برئاسة الجامعة، وتقوم بالمهام والمسؤوليات آلاتية: أ‌- المساهمة في أعداد الخطة التفصيلية الإدارية والعلمية للكلية بالتنسيق مع الأقسام العلمية ومتابعة تنفيذها. ب‌- أعداد متطلبات الإحصاء الجامعي للكلية، وكل ما يتعلق بتقارير النشاطات الشهرية والفصلية والسنوية للكلية وفقاً لاستمارات معتمدة رسمياً في ذلك. ت‌- أعداد هويات التدريسيين والموظفين المؤقتة والتنسيق مع وحدة الهويات في رئاسة الجامعة لإصدار الهويات الدائمية. ث‌- المساهمة في أعداد الدليل السنوي للكلية والدليل الإرشادي للطلبة الجدد وغيرها من الأدلة. ج‌- أعداد الخطة البحثية في الكلية وفق برنامج الكتروني يتضمن البحوث المخططة والمنجزة والمنشورة للسادة التدريسيين. ح‌- الإجابة على الكتب الرسمية وتزويد رئاسة الجامعة بكافة المعلومات والإحصائيات الخاصة في الكلية، والمرتبطة بعمل قسم التخطيط في رئاسة الجامعة. خ‌- المساهمة في أعداد الهيكل التنظيمي للكلية. د‌- المساهمة في أعداد الدراسات الخاصة باستحداث الأقسام الفروع العلمية. ذ‌- المساهمة في أعداد خطة البعثات والإجازات الدراسية لمنتسبي الكلية. ر‌- متابعة موضوع ترشيح منتسبي الكلية للاشتراك في الدورات التدريبية داخل وخارج القطر. ز‌- المساهمة في أعداد خطة الملاك التدريسي والإداري للكلية. س‌- القيام بأعمال أخرى يكلف بها وحدة التخطيط والمتابعة من قبل السيد عميد الكلية أو المعاون العلمي.

 

وحدة المكتبة: ترتبط الوحدة بالمعاون العلمي، تدير الوحدة عدد من الأنشطة المكتبية منها مكتبة الكتب العلمية والمكتبة الالكترونية، مكتبة الكتب العلمية تضم جناح الكتب وجناح الدوريات حيث يحتوي الأول على الكتب العربية ولأجنبية ولكافة الاختصاصات بينما يضم جناح الدوريات الرسائل والأطاريح والمجلات العلمية، إما المكتبة الالكترونية فتحتوي على أقراص CD للكتب والأطاريح والرسائل الجامعية، حيث ان المكتبة مزودة بعدد من الحواسيب تمكن الباحث من الأطاريح على أقراص ال CD وتضم المكتبة جهاز استنساخ لتصوير ما يحتاجه الباحث من كتب التي لا يمكن إعارتها ويمكن تفصيل الوصف الوظيفي لمهام المكتبة بالاتي: أ‌- توفير الدعم العلمي للباحثين والتدريسيين والطلبة بما يحتاجونه من الكتب والبحوث والرسائل والاطاريح و المجلات والدوريات العلمية. ب‌- حفظ وتصنيف محتويات المكتبة بطريقة تسهل الوصول لها والتعامل معها من بل جميع المتعاملين، لاجل تقديم التسهيلات لطلبة الدراسات الأولية والعليا والباحثين من أكمال بحوثهم عن طريق إتاحة الفرصة لهم للإطلاع على المصادر المتوفرة لدى المكتبة واستعارتها. ت‌- المحافظة على وصيانة ممتلكات المكتبة ومحتوياتها وإدامة متانتة موجوداتها بما يخدم تحقيق أهدافها الخدمية للطلبة والباحثين والتدريسيي. ث‌- نسخ البحوث والرسائل والاطاريح على أقراص وحفظها للاستفادة منها من قبل الطلبة في سبيل تطوير المكتبة الالكترونية. ج‌- متابعة تواريخ الاستعارة وأشعار المتأخرين للإيفاء بموعد أعادة المصادر. ح‌- تنفيذ أية أوامر رسمية تصدر من قبل السيد المعاون العلمي بهذا الصدد.

 

وحدة التعليم المستمر: تقوم هذه الوحدة بنشاطات متعددة بشكل متزامن ومتناسق مع سياسات مركز التعليم المستمر في رئاسة الجامعة، ويمكن وصف مهام هذه الوحدة بالاتي: أ‌- تنظيم وتنسيق ومتابعة الدورات التي تقيمها الوحدة للمشاركين من دوائر الدولة والقطاع الخاص وإدارة النشاطات المتعلقة بها بما يدعم شعار ( الجامعة في خدمة المجتمع) من خلال تهيئة التدريسيين المدربين بالتنسيق مع الأقسام العلمية. ب‌- إعداد الدليل الخاص بالدورات التدريبية التي تقيمها الكلية وإصدار شهادات للمتخرجين من الدورات، والإجابة على الكتب الرسمية الخاصة بذلك. ت‌- ادارة تفاصيل ضبط وتنظيم النشاطات اللوجستية الخاصة بإقامة الدورات بالتعاون مع الأقسام العلمية وبما يتناسق وتوجهات مركز التعليم المستمر.

 

شعبة التسجيل وشؤون الطلبة : يعد نشاط التسجيل وشؤون الطلبة شعبة فعالة في جميع الكليات ، وهي من التشكيلات الإدارية على مستوى شعبة تتبع معاون العميد لشؤون العلمية في الكلية، وذلك بسبب ما يقع على عاتقها من مهام تتعلق بالطلبة ابتدءاً من دخول الطالب في المرحلة الأولى وصولاً إلى المرحلة الأخيرة، فضلا عن ذلك الطلبة الخريجون وما يتعلق بهم من وثائق تخرج ودرجات، يرتبط عمل هذه الشعبة بشكل فني بقسم التسجيل وشؤون الطلبة في رئاسة الجامعة، وتنقسم نشاطات هذه الشعبة الى وحدثين رئيسيتين هما: أ‌- وحدة تسجيل الطلبة : ويقع على عاتق هذه الوحدة مجموعة من المواصفات الوظيفية، متمثلة بالاتي: • تهتم هذه الوحدة بالمعلومات الخاصة بالطلبة ابتداء من تسجيلهم في المرحلة الأولى، هذه المعلومات تنظم ضمن أضابير معينة يسجل فيها كل ما واجه أو قدم للطالب من أمور التسجيل والتأجيل والسيرة الدراسية أو تاييدات الاستمرار بالدوام أو انتقالهم بين الأقسام في الكلية الواحدة أو انتقالهم بين الكليات ضمن الجامعة الواحدة أو مع الجامعات الأخرى وحتى مع الجامعات في الدول الأخرى، وهذه الأمور تكون على علاقة وثيقة مع معاون العميد لشؤون الطلبة الذي يقع على عاتقه إصدار الأوامر الإدارية المتعلقة بالأمور التي ورد ذكرها انفاً. • تكون وحدة التسجيل ذات علاقة مساندة ومتبادلة مع الأقسام العلمية الرئيسية في الكلية فكل منها يعتمد على الأخر فالأقسام تعتمد في شؤون طلبتها على ما تقدمه لها وحدة التسجيل، ومن هذه الشؤون تقديم تاييدات الاستمرارية ومتابعة الغيابات وإصدار أوامر العقوبات والإنذارات فيها وتعديل الترشيح المتعلقة بالطلبة الجدد وإصدار أوامر الرسوب بالغيابات وترقين القيد وأسباب الرسوب الأخرى. ب‌- وحدة الوثائق : ويقع على عاتق هذه الوحدة مجموعة من المواصفات الوظيفية، متمثلة بالاتي: • هذه الوحدة تختلف عن سابقتها، كونها مرتبطة بالطلبة الذين قد تخرجوا من الكلية، اذ يقع على عاتقها تقديم وثائق وتاييدات التخرج، منها ما يكون متضمناً للدرجات ومنها ما يكون مقتصراً على المعدل العام وسنة التخرج والدور الذي نجح فيه الطالب وتسلسله بين أقرانه ضمن سنة التخرج الواحدة. • ولأهمية الوثائق وحساسيتها فأنها تخضع للتدقيق من قبل الموظف المسؤول من حيث الدرجات وعدد الساعات والمعدلات للسنوات الأربعة والمعدل العام للأربع سنوات، وبعد هذا التدقيق تدقق من قبل مسؤول شعبة التسجيل وشؤون الطلبة ثم من قبل معاون العميد للشؤون العلمية والطلبة وأخيراً من قبل عميد الكلية وتحمل الوثيقة في طياتها التوقيعات الثلاثة من قبل مسؤول شعبة التسجيل ومعاون العميد للشؤون العلمية وعميد الكلية.

 

وحدة الأنشطة الطلابية: تضم الوحدة كافة الأنشطة اللاصفية من حيث المشاركات في المهرجانات والنشرات الثقافية والندوات الطلابية وكذلك الأنشطة الرياضية، وكل ما من شأنه إبراز الدور الإبداعي لطلبة الكلية ومهاراتهم ومواهبهم في المجالات المختلفة.

 

الوحدة الإدارية : يتميز عمل الوحدة الإدارية بالتشعب والأهمية وجميع الأعمال التي تقوم بها الوحدة تكون بتوجيه من عميد الكلية ومعاون العميد الإداري، ويمكن وصف المهام المناطة بهذه الوحدة بالاتي: أ‌- إدارة الأفراد وتشمل أعضاء الهيئة التدريسية والموظفين والفنيين حيث تتولى تنفيذ قانون الخدمة المدنية وقانون الخدمة الجامعية وقانون التعليم العالي وقانون انضباط موظفي الدولة. ب‌- إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بالتدريسيين والموظفين مثلاً التعيين، إعادة التعيين، أوامر الترفيع والعلاوات، الايفادات، المباشرة، الانفكاك، أوامر التشكرات، العقوبات، وغير ذلك فيما يخص الموظفين والتدريسيين على الملاك الدائم او المؤقت. ت‌- بحفظ وتنظيم وتحديث واستلام الأضابير والسجلات الخاصة بالخدمة لجميع التدريسيين والموظفين. ث‌- وتتولى الوحدة التحقق من صحة صدور الوثائق الخاصة بالكادر الإداري والتدريسي في الكلية. ج‌- كل ما يطلب منه الوحدة ويقع ضمن اطار تخصصها من قبل عميد الكلية ومعاون العميد الإداري وبما يحقق الانسيابية والكفاءة في العمل الإداري.

 

الوحدة المالية : تتولى هذه الوحدة تخطيط وتنظيم وتنسيق الأمور المالية والمحاسبية في الكلية من خلال وصف المهام التالية: أ‌- تنظيم قوائم الرواتب ودفعها في الموعد المحدد. ب‌- سحب السلف المستديمة ودفعها الى لجنة المشتريات. ت‌- تنظيم مستندات الصرف والقيد و وصولات إذن القبض. ث‌- تنظيم قوائم الاستقطاعات وتسديدها إلى الجهات ذات العلاقة . ج‌- إعداد وتنظيم سجل التخصيصات ويقوم الموظف المختص بإدخال جميع المصروفات التي تصرفها الكلية . ح‌- تنظيم قوائم السفر والأيفادات وأجور المحاضرات وأمانة الصندوق والمشاركة في محاضر الجرد السنوي. خ‌- القيام بتسوية الحسابات في نهاية السنة المالية وإعداد الحسابات الختامية في 31كانون الاول من كل سنة مالية، وتصفية حسابات صندوق التعليم العالي.

 

الوحدة القانونية : يمكن وصف مهام هذه الوحدة بالاتي : أ‌- ضمان تنفيذ وتحقيق الأنظمة والقوانين والتعليمات الصادرة من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ومتابعتها وتشخيص الخلل ونواحي القصور في تطبيقها ورفع توصيات بشان ذلك الى السيد المعاون الإداري. ب‌- تقديم الاستشارات القانونية لتوضيح النصوص القانونية او لبيان رأي قانوني في مسألة معنية لأي وحدة إدارية في الكلية. ت‌- القيام بصياغة العقود والأشراف على المزايدات لتأجير الممتلكات العامة التابعة للكلية. ث‌- الأشراف على متابعة بعض المعاملات القانونية التي تخص الكلية في بعض الدوائر الحكومية بتخويل من السيد العميد. ج‌- التوقيع والختم على المعاملات والتعهدات القانونية بصلاحيات مخولة من قبل رئاسة الجامعة. ح‌- تقوم بمتابعة المؤجرين والمستفيدين من ممتلكات الكلية (النوادي أو الكراجات وغيرها التابعة للكلية) ورصد أي مخالفة بإعمالهم بحسب العقد المبرم بينهم ورفع توصياتها لمحاسبتهم. خ‌- الحضور والمشاركة في الندوات والدورات التي تخص الجانب القانوني لرفع كفاءة عمل الوحدات القانونية بالكلية ومتابعة المستجدات ذات العلاقة.

 

وحدة المخازن : توصف المهام الرئيسة لهذه الوحدة بالاتي: أ‌- استلام وتجهيز وتنظيم المواد المخزنية والسيطرة عليها لضبط انسيابيتها باستمرار. ب‌- المحافظة على المخزون على اختلاف أنواعه من القرطاسية والأثاث المتنوع والمستلزمات الرياضية وخزن الملحقات والمواد المستهلكة. ت‌- إدخال المواد التي يتم شرائها من الأسواق أو التي ترد من مخازن الجامعة وتوثيقها في السجلات المختصة. ث‌- أخراج المواد على وحدات الكلية وأقسامها وحسب الحاجة لكل وحدة. ج‌- تتولى الوحدة عملية أتلاف المواد المستهلكة والفائضة وتنظيمها بقوائم وإرسالها إلى الجهات المعنية في الجامعة.

 

وحدة الصيانة والخدمات: تشتمل مهام هذه الوحدة الوصف الوظيفي للمهام في ادناه : أ‌- صيانة جميع أنواع ومتطلبات ومكونات الممتلكات الثابتة في الكلية، شاملة بذلك صيانة البناية من حيث الأمور التالية: • التأسيسات الكهربائية. • التأسيسات المائية. • تأسيسات المجاري. • صيانة الأجهزة . • صيانة الحدائق. • إدامة تشغيل المولدة. ب‌- تقديم الخدمات، وتشمل العمل الدؤوب من اجل إظهار الكلية بالمظهر اللائق، من خلال المتابعة والإشراف على تنظيف بنايات ومكاتب الكلية، من خلال كادر متخصص ويقوم هذا العمل الى جانب عمل نشاط الصيانة ويعتبر مكملاً له في النهوض بالكلية الى المستوى المطلوب في أدائها الخدمي والإداري.

 

وحدة استعلامات وامن الكلية : يمكن وصف مهام هذه الوحدة بالاتي : أ‌- الأشراف على سجل الحضور والانصراف الخاص بزوار ومراجعي الكلية. ب‌- الأشراف على السجل الزمني لخروج ودخول الموظفين. ت‌- الأشراف على سجل خفارات الدفاع المدني. ث‌- محاسبة الطلبة المخالفين للزي الموحد ومنع حمل جهاز الموبايل الذي يحتوي على كاميرا بحسب التعليمات النافذة. ج‌- التأكد من الضيوف القادمين الى الكلية من عدم حملهم لأي سلاح وتفتيش الحقائب. ح‌- القيام بدور المرشد والتشريفات لجميع الزائرين في المناسبات المختلفة. خ‌- القيام بكل ما من شأنه المحافظة على امن الكلية وسلامة افرادها ومنشاتها. د‌- كل ما يكلف به من توجيهات واوامر تصدر من عميد الكلية والمعاون الاداري