|
نبذة عن القسم
استحدث قسم التسجيل وشؤون الطلبة مع أول حجر لبناء جامعة الانبار عام 1987 وكانت تسميته قسم شؤون الطلبة حتى عام 2009 تم تغيير الاسم بناء على توجيهات الوزارة و يتألف القسم من شعبتين تتفرع منهما ثلاث وحدات لكل شعبة .
الهيكل التنظيمي
كادر القسم
.jpg)
شعب القسم
أ - شعبة التسجيل والوثائق تتألف من :
1- وحدة القبول المركزي والقبول المباشر
أ- تهيئة مركز التسلم والإرشاد لإرشاد الطلبة وكيفية مليء استمارات التقديم إلى الكليات التابعة للقبول المركزي والإشراف على قبول الطلبة المتقدمين للقبول المباشر وحسب التعليمات الصادرة من قبل الوزارة ولكل سنة
ب- استلام قوائم القبول المركزي من الوزارة وتوزيعها وإصدار الحدود الدنيا لكل سنة
ج- تدقيق وثائق الطلبة المقبولين من خلال تشكيل لجنة تدقيق الوثائق ومعالجة الحالات التي قد تحدث وتقديمها لرئاسة الجامعة كمحضر تدقيق لمناقشتها ضمن مجلس الجامعة
د- متابعة اعتراضات الطلبة والتحويل من الأعلى إلى الأدنى وتعديل ترشيحهم
هـ- توحيد الأوامر الجامعية للخريجين ونشرها على موقع الجامعة الالكتروني ولجميع السنوات منذ تأسيس الجامعة .
2- وحدة تدقيق الوثائق و التصديقات : تقوم هذه الوحدة بتدقيق الوثائق الصادرة من قبل الكليات التابعة لجامعتنا وتصديقهاويتم إدخالها بقوائم وإرسالها إلى وزارة الخارجية عن طريق مسؤول وحدة تدقيق الوثائق وكذلك إرسال الجداريات ووثائق الدراسات العليا ومتابعتها في وزارة الخارجية وتقوم هذه الوحده ايضا بتدقيق الأوامر الجامعية لخريجي جامعتنا لكل سنة وللدورين الأول والثاني وكذلك تقوم بمتابعة وحدات الوثائق في الكليات وكذلك مخولي الكليات ومتابعة أختامهم إضافة إلى استلام مبالغ التصديق بالوصل الخاص بوحدة الوثائق وتسليمها إلى وزارة الخارجية
3- وحدة تعديل الترشيح والتنقلات : تقوم هذه الوحدة بمهام تعديل ترشيح الطلبة الراغبين بتعديل ترشيحهم من و إلى جامعتنا وفق الحدود الدنيا لكل عام دراسي وفرز أسماء الطلبة الذين تم تعديل ترشيحهم وفق الكليات بجامعتنا كما تقوم الوحدة في كل عام بتوزيع شروط و ضوابط النقل بين الجامعات العراقية والنقل من خارج العراق و فتح ملفات للطلبة المنقولين من خارج العراق
ب – شعبة شؤون الطلبة وتتألف من : -
1- وحدة صحة الصدور: تعد هذه الوحدة أهم وحدة في رئاسة الجامعة لقيامها بمهام تدقيق صحة صدور وثائق الخريجين من جامعتنا لكل الوزارات التي يتم التعيين فيها كما يتم إرسال صحة صدور لكل موظف تم تعيينه على ملاك جامعتنا ومتابعة الإرسال و استقبال الكتب الخاصة بذلك و يمتد عملها ليشمل التعاون مع الملحقييات الثقافية التابعة للسفارات العراقية فيما يخص خريجي الجامعة العاملين خارج العراق و أصحاب الشهادات المعادلة من خريجي الثانويات من الخارج و المقبولين في جامعتنا بالإضافة لحصر حالات التزوير والتلاعب الذي يحدث في الوثائق وإبلاغ مكتب المفتش العام بالوزارة واتخاذ الإجراءات القانونية بالتعاون مع الشؤون القانونية في رئاسة الجامعة
2- وحدة الإحصاء و المعلومات: من الوحدات المستحدثة في القسم و تقوم بإعداد بيانات الإحصاء للطلبة المقبولين و المسجلين فعلا" و المشاركين بالامتحانات النهائية و نسب النجاح و الطلبة الذين تم تعديل ترشيحهم و المنقولين من و إلى الجامعة و تقوم بإعمال الخطة السنوية للقبول بالإضافة إلى الخطة الخمسية ومتابعة كل ماله شان بالنمو المستمر للكليات و أقسام الجامعة
3- وحدة الحفظ و الأرشفة : تقوم بمتابعة وحفظ و أرشفة ما يرد إلى القسم و ما يصدر عنه من كتب رسمية و منشورات تعليمية تخص التعليمات التي ترد من الوزارة وتعميمها على كليات الجامعة و أقسامها العلمية كافةشعب القسم
أ - شعبة التسجيل والوثائق تتألف من :
1- وحدة القبول المركزي والقبول المباشر
أ- تهيئة مركز التسلم والإرشاد لإرشاد الطلبة وكيفية مليء استمارات التقديم إلى الكليات التابعة للقبول المركزي والإشراف على قبول الطلبة المتقدمين للقبول المباشر وحسب التعليمات الصادرة من قبل الوزارة ولكل سنة
ب- استلام قوائم القبول المركزي من الوزارة وتوزيعها وإصدار الحدود الدنيا لكل سنة
ج- تدقيق وثائق الطلبة المقبولين من خلال تشكيل لجنة تدقيق الوثائق ومعالجة الحالات التي قد تحدث وتقديمها لرئاسة الجامعة كمحضر تدقيق لمناقشتها ضمن مجلس الجامعة
د- متابعة اعتراضات الطلبة والتحويل من الأعلى إلى الأدنى وتعديل ترشيحهم
هـ- توحيد الأوامر الجامعية للخريجين ونشرها على موقع الجامعة الالكتروني ولجميع السنوات منذ تأسيس الجامعة .
2- وحدة تدقيق الوثائق و التصديقات : تقوم هذه الوحدة بتدقيق الوثائق الصادرة من قبل الكليات التابعة لجامعتنا وتصديقهاويتم إدخالها بقوائم وإرسالها إلى وزارة الخارجية عن طريق مسؤول وحدة تدقيق الوثائق وكذلك إرسال الجداريات ووثائق الدراسات العليا ومتابعتها في وزارة الخارجية وتقوم هذه الوحده ايضا بتدقيق الأوامر الجامعية لخريجي جامعتنا لكل سنة وللدورين الأول والثاني وكذلك تقوم بمتابعة وحدات الوثائق في الكليات وكذلك مخولي الكليات ومتابعة أختامهم إضافة إلى استلام مبالغ التصديق بالوصل الخاص بوحدة الوثائق وتسليمها إلى وزارة الخارجية
3- وحدة تعديل الترشيح والتنقلات : تقوم هذه الوحدة بمهام تعديل ترشيح الطلبة الراغبين بتعديل ترشيحهم من و إلى جامعتنا وفق الحدود الدنيا لكل عام دراسي وفرز أسماء الطلبة الذين تم تعديل ترشيحهم وفق الكليات بجامعتنا كما تقوم الوحدة في كل عام بتوزيع شروط و ضوابط النقل بين الجامعات العراقية والنقل من خارج العراق و فتح ملفات للطلبة المنقولين من خارج العراق
ب – شعبة شؤون الطلبة وتتألف من : -
1- وحدة صحة الصدور: تعد هذه الوحدة أهم وحدة في رئاسة الجامعة لقيامها بمهام تدقيق صحة صدور وثائق الخريجين من جامعتنا لكل الوزارات التي يتم التعيين فيها كما يتم إرسال صحة صدور لكل موظف تم تعيينه على ملاك جامعتنا ومتابعة الإرسال و استقبال الكتب الخاصة بذلك و يمتد عملها ليشمل التعاون مع الملحقييات الثقافية التابعة للسفارات العراقية فيما يخص خريجي الجامعة العاملين خارج العراق و أصحاب الشهادات المعادلة من خريجي الثانويات من الخارج و المقبولين في جامعتنا بالإضافة لحصر حالات التزوير والتلاعب الذي يحدث في الوثائق وإبلاغ مكتب المفتش العام بالوزارة واتخاذ الإجراءات القانونية بالتعاون مع الشؤون القانونية في رئاسة الجامعة
2- وحدة الإحصاء و المعلومات: من الوحدات المستحدثة في القسم و تقوم بإعداد بيانات الإحصاء للطلبة المقبولين و المسجلين فعلا" و المشاركين بالامتحانات النهائية و نسب النجاح و الطلبة الذين تم تعديل ترشيحهم و المنقولين من و إلى الجامعة و تقوم بإعمال الخطة السنوية للقبول بالإضافة إلى الخطة الخمسية ومتابعة كل ماله شان بالنمو المستمر للكليات و أقسام الجامعة
3- وحدة الحفظ و الأرشفة : تقوم بمتابعة وحفظ و أرشفة ما يرد إلى القسم و ما يصدر عنه من كتب رسمية و منشورات تعليمية تخص التعليمات التي ترد من الوزارة وتعميمها على كليات الجامعة و أقسامها العلمية كافة.
صلاحيات مدير القسم
يمارس مدير القسم في رئاسة الجامعة الصلاحيات الآتية لتسيير عمل القسم بالشكل المطلوب :-
-1 توزيع المهام بين الموظفين العاملين في القسم لتسيير العمل.
-2 الموافقة على منح الاجازات الاعتيادية على ان لا تتجاوز عشرة ايام والمصادقة على الاجازات المرضية.
-3 التوصية بالموافقة على الاجازات الاعتيادية والمرضية لما زاد على ) 10 ( ايام بالإضافة الى الاجازات الدراسية.
-4 الاشراف على اداء العمل في القسم ومتابعة نشاطات العاملين.
-5 التوصية بفرض عقوبة على العاملين المقصرين.
-6 اقتراح توجيه كتب الشكر والتقدير للعاملين المتميزين والمبدعين.
-7 التوصية بمنح علاوات الترفيع والترقية من درجة الى اخرى للعاملين في القسم.
-8 التوصية بالتعيين والتنسيب والاستغناء عن خدمات أي من العاملين في القسم على وفق القوانين والتعليمات النافذة.
-9 اقتراح تكليف العاملين في القسم بالعمل الاضافي خارج اوقات الدوام الرسمي وضمن القوانين والتعليمات المنظمة لذلك.
-10 ملاك القسم تمثيل القسم في المؤتمرات والندوات العلمية والفنية ضمن نطاق اختصاص قسمه.
-11 توزيع المهام والمسؤوليات بين منتسبي القسم وبما يساعد على تطوير اداء العمل وتحسينه ضمن الموعدالمحدد.
-12 التوصية بايفاد منتسبي القسم الى داخل القطر ولمدة لا تتجاوز اسبوعاً واحداً.
-13 التوصية بمنح المخصصات المختلفة لجميع العاملين في القسم.
-14 تقييم اداء العاملين في القسم ورفعه الى الجهات ذات العلاقة.
-15 اقتراح التعيين بعقد مؤقت للعاملين في القسم لسد حالات النقص في الملاك ولضمان سرعة سير العمل.
-16 التوصية بالموافقة على تثبيت موظفي القسم بوظائفهم عند اكمالهم المدة القانونية المطلوبة.
-17 التوصية باناطة مهام القسم الى احد منتسبيه في حالات تمتعه بالاجازات الاعتيادية والمرضية والايفاد.
18- اية صلاحيات اخرى يخوله اياها مسؤوله المباشر.
|