شعبة التسجيل وشؤون الطلبة

مسؤول الشعبة: م.م. عمار عبدالرزاق توفيق

 يعد نشاط التسجيل وشؤون الطلبة شعبة فعالة في جميع الكليات ، وهي من التشكيلات الإدارية على مستوى شعبة تتبع معاون العميد لشؤون العلمية في الكلية، وذلك بسبب ما يقع على عاتقها من مهام تتعلق بالطلبة ابتدءاً من دخول الطالب في المرحلة الأولى وصولاً إلى المرحلة الأخيرة، فضلا عن ذلك الطلبة الخريجون وما يتعلق بهم من وثائق تخرج ودرجات، يرتبط عمل هذه الشعبة بشكل فني بقسم التسجيل وشؤون الطلبة في رئاسة الجامعة، وتنقسم نشاطات هذه الشعبة الى وحدثين رئيسيتين هما:

أ‌- وحدة تسجيل الطلبة: ويقع على عاتق هذه الوحدة مجموعة من المواصفات الوظيفية، متمثلة بالاتي:

• تهتم هذه الوحدة بالمعلومات الخاصة بالطلبة ابتداء من تسجيلهم في المرحلة الأولى، هذه المعلومات تنظم ضمن أضابير معينة يسجل فيها كل ما واجه أو قدم للطالب من أمور التسجيل والتأجيل والسيرة الدراسية أو تاييدات الاستمرار بالدوام أو انتقالهم بين الأقسام في الكلية الواحدة أو انتقالهم بين الكليات ضمن الجامعة الواحدة أو مع الجامعات الأخرى وحتى مع الجامعات في الدول الأخرى، وهذه الأمور تكون على علاقة وثيقة مع معاون العميد لشؤون الطلبة الذي يقع على عاتقه إصدار الأوامر الإدارية المتعلقة بالأمور التي ورد ذكرها انفاً.

• تكون وحدة التسجيل ذات علاقة مساندة ومتبادلة مع الأقسام العلمية الرئيسية في الكلية فكل منها يعتمد على الأخر فالأقسام تعتمد في شؤون طلبتها على ما تقدمه لها وحدة التسجيل، ومن هذه الشؤون تقديم تاييدات الاستمرارية ومتابعة الغيابات وإصدار أوامر العقوبات والإنذارات فيها وتعديل الترشيح المتعلقة بالطلبة الجدد وإصدار أوامر الرسوب بالغيابات وترقين القيد وأسباب الرسوب الأخرى.

ب‌- وحدة الوثائق: ويقع على عاتق هذه الوحدة مجموعة من المواصفات الوظيفية، متمثلة بالاتي:

• هذه الوحدة تختلف عن سابقتها، كونها مرتبطة بالطلبة الذين قد تخرجوا من الكلية، آذ يقع على عاتقها تقديم وثائق وتاييدات التخرج، منها ما يكون متضمناً للدرجات ومنها ما يكون مقتصراً على المعدل العام وسنة التخرج والدور الذي نجح فيه الطالب وتسلسله بين أقرانه ضمن سنة التخرج الواحدة.

• ولأهمية الوثائق وحساسيتها فأنها تخضع للتدقيق من قبل الموظف المسؤول من حيث الدرجات وعدد الساعات والمعدلات للسنوات الأربعة والمعدل العام للأربع سنوات، وبعد هذا التدقيق تدقق من قبل مسؤول شعبة التسجيل وشؤون الطلبة ثم من قبل معاون العميد للشؤون العلمية والطلبة وأخيراً من قبل عميد الكلية وتحمل الوثيقة في طياتها التوقيعات الثلاثة من قبل مسؤول شعبة التسجيل ومعاون العميد للشؤون العلمية وعميد الكلية.