قسم شؤون الديوان

نبذة عن القسم:

           هو أحد أقسام رئاسة الجامعة التي ترتبط ارتباطا مباشرا بالسيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية ويضم خمس شعب وهي (شعبة البصمة الالكترونية، شعبة التشريفات، شعبة الاليات والنقل، شعبة الاتصالات، شعبة الدفاع المدني) وست وحدات وهي (الوحدة الإدارية، وحدة الوقود، وحدة السيارات والنقل، وحدة صيانة العجلات, وحدة إدارة البيانات, وحدة تدقيق التقارير).

كادر القسم:

مهام القسم:

        يأخذ القسم على عاتقة عدد من المهام والواجبات والتي يمكن تلخيصها بالاتي:

1.   شعبة البصمة الالكترونية/

أ. متابعة عمل أجهزة البصمة في تشكيلات الجامعة كافة.

ب. سحب التقارير الشهرية لبصمة موظفي الجامعة.

ج. تحديث بيانات البصمة لموظفي الجامعة .

2.   شعبة التشريفات/

أ. تهيئة قاعة الشهداء لاقامة المناسبات والندوات والمؤتمرات.

ب. تهيئة وتنظيف دور الضيافة لاقامة الضيوف القادمين من خارج المحافظة.

ج. متابعة تنظيف وتوفير احتياجات بنايات الرئاسة.

3.   شعبة الدفاع المدني/

أ. متابعة خفارات الدفاع المدني.

ب. متابعة توفير مستلزمات الدفاع المدني في بنايات الجامعة.

ج. إقامة ممارسات الدفاع المدني بالتنسيق مع مديرية الدفاع المدني.

4.   شعبة الاتصالات/

أ. متابعة منظومة المراقبة (الكاميرات) داخل الحرم الجامعي والاشراف عليها مع تنصيب وتهيئة منظومة الاتصالات (البدالة) للجامعة.

ب. متابعة خطوط الهواتف المشتركة ضمن البدالة مع متابعة مد اسلاك الهواتف ومعالجة القطوعات ان وجدت.

ج. التنسيق مع شركات الاتصال وتعميم الخدمات المقدمة من قبلهم على منتسبي جامعتنا كافة.

5.   شعبة الاليات والنقل/

أ. متابعة خطوط نقل موظفي وطلبة الجامعة مع توفير عجلات لنقل الطلبة في السفرات العلمية.

ب. اجراء كشوفات وصيانة على العجلات التابعة للجامعة.

ج. استلام وتسليم زيت الغاز وزيت المحركات (الحصة الشهرية المخصصة لجامعتنا) الى مستحقيها.

د. تسجيل العجلات في دوائر المرور  وتجديد السنويات.

الهيكلية الإدارية للقسم:

صلاحيات مدير القسم:

        يمارس مدير القسم في رئاسة الجامعة الصلاحيات الاتية لتسيير عمل القسم بالشكل المطلوب:

1.   توزيع المهام بين الموظفين العاملين في القسم لتسيير العمل.

2.   الموافقة على منح الاجازات الاعتيادية على ان لا تتجاوز عشرة أيام والمصادقة على الاجازات المرضية.

3.   التوصية بالموافقة على الاجازات الاعتيادية والمرضية لما زاد على عشرة أيام بالإضافة الى الاجازات الدراسية.

4.   الاشراف على أداء العمل في القسم ومتابعة نشاطات العاملين.

5.     التوصية بفرض عقوبة على العاملين المقصرين.

6.   اقتراح توجيه كتب الشكر والتقدير للعاملين المتميزين والمبدعين.

7.   التوصية بمنح علاوات الترفيع والترقية من درجة الى أخرى للعاملين في القسم.

8.   التوصية بالتعيين والتنسيب والاستغناء عن خدمات أي من العاملين في القسم على وفق القوانين والتعليمات النافذة.

9.   اقتراح تكليف العاملين في القسم بالعمل الإضافي خارج أوقات الدوام الرسمي وضمن القوانين والتعليمات المنظمة لذلك.

10. تمثيل القسم في المؤتمرات والندوات العلمية والفنية ضمن نطاق اختصاص قسمه.

11. توزيع المهام والمسؤوليات بين منتسبي القسم وبما يساعد على تطوير أداء العمل وتحسينه ضمن الموعد المحدد.

12. التوصية بإيفاد منتسبي القسم الى داخل القطر ولمدة لا تتجاوز أسبوعا واحدا.

13. التوصية بمنح المخصصات المختلفة لجميع العاملين في القسم.

14. تقييم أداء العاملين في القسم ورفعه الى الجهات ذات العلاقة.

15. اقتراح التعيين بعقد مؤقت للعاملين في القسم لسد حالات النقص في الملاك ولضمان سرعة سير العمل.

16. التوصية بالموافقة على تثبيت موظفي القسم بوظائفهم عند اكمال المدة القانونية المطلوبة.

17. التوصية بإناطة مهام القسم الى احد منتسبيه في حالات تمتعه بالإجازات الاعتيادية والمرضية والايفاد.

18. اية صلاحيات أخرى يخوله إياها المسؤول المباشر.