قسم شؤون الديوان

  نبذة عن القسم:

هو أحد اقسام رئاسة الجامعة الذي يرتبط ارتباطاً مباشراً بالسيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية ويضم أربعة شعب وهي (شعبة البصمة الالكترونية، شعبة التشريفات، شعبة الاليات والنقل، شعبة الاتصالات) وأربعة وحدات وهي (الوحدة الإدارية، وحدة الوقود، وحدة السيارات والنقل، وحدة صيانة العجلات).

كادر القسم:

يتألف قسم شؤون الديوان من (65) موظف يترأسهم الأستاذ المساعد الدكتور (وسام حسين علي) مدير القسم وكما مبين بالجدول ادناه:

مهام القسم:

يأخذ القسم على عاتقة عدد من المهام والواجبات والتي يمكن تلخيصها بالآتي:

1-متابعة دوام الموظفين في كليات الجامعة واقسام ومراكز.

2-تهيئة القاعات الخاصة بالمناسبات لغرض الاحتفالات الخاصة بالجامعة (يوم الجامعة، المؤتمرات والندوات وورش العمل العالمية والمحلية، الاحتفاليات والزيارات الرسمية).

3-تهيئة وترتيب القاعات الخاصة بمناقشة رسائل الماجستير والدكتوراه.

4-استقبال كافة الوفود القادمة إلى الجامعة.

5-متابعة عمل وتنظيف اقسام الجامعة من حدائق وغيرها لإعطائها جمالية خاصة تليق الجامعة.

6-تهيئة وتحضير قاعة مجلس الجامعة لغرض الاجتماع الخاص بأعضاء مجلس الجامعة مع تهيئة منظومة الصوت.

7-متابعة موقف البصمة الحية والبصمة الالكترونية اليومية لكافة كليات ومراكز واقسام الجامعة ورفع موقف اسبوعي بذلك.

8-التنسيق مع شعبة المتابعة للأشراف على الاستعلامات الرئيسية بالجامعة.

9-اصدار جداول خفارات الدفاع المدني لمراكز وأقسام الجامعة ومتابعتها.

10-تنصيب منظومة المراقبة (كامرات) داخل الحرم الجامعي والاشراف عليها مع تنصيب وتهيئة منظومة الاتصالات (البدالة) للجامعة. 

11-فحص السيارات والاليات المستلمة والمشتراة من الاسواق المحلية أو الشركة العامة للسيارات ومتابعة تسجيلها في دوائر المرور.

12-التنسيق مع وزارة التعليم العالي بخصوص شطب السيارات والاليات المستهلكة المراد بيعها عن طريق المزاد العلني.

13-فتح اضابير لجميع السيارات والاليات واجراء جرد سنوي لها.

14-صيانة وادامة وتصليح السيارات والاليات التابعة للجامعة في الورشة التابعة للقسم.

15-استلام الوقود وتوزيعها حسب جدول وخطة معدة لهذا الغرض.

16-المشاركة في اللجان المالية الخاصة بشراء الوقود وصيانة السيارات والاليات والضيافة.

17-تسير خطوط نقل للموظفين والطلبة من مناطق سكناهم والى الجامعة وبالعكس.

18-متابعة جميع سائقي السيارات والاليات لمنع حدوث اي مخالفات.

19-قل الطلبة في السفرات العلمية.

20-نقل الموظفين في المؤتمرات والدورات والايفادات.

21-متابعة واستبدال سنويات العجلات وملفاتها الرسمية.

22-التنسيق مع شركة توزيع المنتجات النقطية في كشف المولدات الكهربائية والعجلات الخاصة بالجامعة.

23-طباعة الاوامر الجامعية بالسحب واستلام العجلات.

الهيكلية الإدارية للقسم:

صلاحيات مدير القسم:

يمارس مدير القسم في رئاسة الجامعة الصلاحيات الآتية لتسيير عمل القسم بالشكل المطلوب :

-1 توزيع المهام بين الموظفين العاملين في القسم لتسيير العمل.

-2 الموافقة على منح الاجازات الاعتيادية على ان لا تتجاوز عشرة ايام والمصادقة على الاجازات المرضية.

-3 التوصية بالموافقة على الاجازات الاعتيادية والمرضية لما زاد على ) 10 ( ايامبالإضافة الى الاجازات الدراسية.

-4 الاشراف على اداء العمل في القسم ومتابعة نشاطات العاملين.

-5 التوصية بفرض عقوبة على العاملين المقصرين.

-6 اقتراح توجيه كتب الشكر والتقدير للعاملين المتميزين والمبدعين.

-7 التوصية بمنح علاوات الترفيع والترقية من درجة الى اخرى للعاملين في القسم.

-8 التوصية بالتعيين والتنسيب والاستغناء عن خدمات أي من العاملين في القسم على وفق القوانين والتعليمات النافذة.

-9 اقتراح تكليف العاملين في القسم بالعمل الاضافي خارج اوقات الدوام الرسمي وضمن القوانين والتعليمات المنظمة لذلك.

-10 ملاك القسم تمثيل القسم في المؤتمرات والندوات العلمية والفنية ضمن نطاق اختصاص قسمه.

-11 توزيع المهام والمسؤوليات بين منتسبي القسم وبما يساعد على تطوير اداء العمل وتحسينه ضمن الموعد المحدد.

-12 التوصية بايفاد منتسبي القسم الى داخل القطر ولمدة لا تتجاوز اسبوعاً واحداً.

-13 التوصية بمنح المخصصات المختلفة لجميع العاملين في القسم.

-14 تقييم اداء العاملين في القسم ورفعه الى الجهات ذات العلاقة.

-15 اقتراح التعيين بعقد مؤقت للعاملين في القسم لسد حالات النقص في الملاك ولضمان سرعة سير العمل.

-16 التوصية بالموافقة على تثبيت موظفي القسم بوظائفهم عند اكمالهم المدة القانونية المطلوبة.

-17 التوصية باناطة مهام القسم الى احد منتسبيه في حالات تمتعه بالاجازات الاعتيادية والمرضية والايفاد.

18- اية صلاحيات اخرى يخوله اياها مسؤوله المباشر.